Sådan laver du en faktura
Det er ret essentielt at kunne lave en korrekt faktura, når man starter egen virksomhed. I hvert fald hvis man gerne vil tjene penge på ens ydelser. Begrebet faktura er helt lavpraktisk blot et fagudtryk for det man i daglig tale kalder en regning.
Du skal udarbejde en faktura, hver gang du sælger noget til dine kunder. Der er dog enkelte undtagelser. Hvis du er detailhandler og bruger kasseapparat skal du ikke udsende en faktura. Dette da kassebonen her træder i stedet for fakturaen. Kassebonen skal dog indeholde stort set de samme oplysninger som fakturaen.
Når du udarbejder en faktura, skal den vigtigst af alt indeholde en udspecificering af, hvad det er du sælger, hvor mange enheder, til hvilken stykpris, eller en kort beskrivelse af den ydelse, du har leveret til kunden.
Hvad er en Faktura?
En faktura er det samme som en regning. Fakturaen bruges til opkrævning af penge fra et køb, og bruges som dokumentation i både køber og sælgers regnskab. Når man udsender en faktura, er det nødvendigt at inkludere specifikke oplysninger, så din kunde har klart indblik i varens karakter, det beløb, der skal betales, og andre relevante detaljer. Det er afgørende at opretholde en løbende faktureringspraksis og aktivt følge op på ubetalte fakturaer. Dette sikrer, at du har nøjagtig viden om din virksomheds indtægter, hvilket er afgørende for korrekt håndtering af moms- og skatteforpligtelser. Der tales om to typer af faktura, henholdsvis en fuld og en forenklet faktura. Når du skal fakturere, skal du vælge, om du skal bruge den ene eller den anden form. Formatet kommer an på bl.a. beløbets størrelse, og om du sælger til virksomheder eller til private.
Fuld faktura skabelon
En fuld faktura skal udarbejdes, når du sælger en vare eller en ydelse til andre virksomheder for mere end 3.000 kr., eller til private for mere end 5.000 kr. Fakturaen skal som minimum indeholde følgende:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Din virksomheds (sælgers) navn, adresse og CVR-/SE-nummer
- Din kundes navn og adresse
- En beskrivelse af varens art, mængde (omfang) og pris
- Leveringsdato (hvis den ikke er den samme som fakturadato)
- Samlet pris uden moms samt pris pr. enhed
- Momssatsen og momsbeløbet
Et eksempel på hvornår du skal anvende den fulde faktura skabelon, kunne være hvis du som malervirksomhed maler en hel lejlighed for en kunde, og prisen overstiger 5.000 kr.
Forenklet faktura skabelon
Hvis du sælger varer eller ydelser til privatpersoner for under 5.000 kr., eller til en anden virksomhed for under 3.000 kr., kan du nøjes med at lave en forenklet faktura eller en såkaldt kassebon.
En forenklet faktura skal indeholde følgende:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Din virksomheds (sælgers) navn, adresse og CVR-/SE-nummer
- En beskrivelse af varens art, mængde (omfang) og pris
- Samlet pris uden moms samt pris pr. enhed
- Momssatsen og momsbeløbet
Et eksempel kan være, hvis du ejer en webshop, hvor du sælger sportsudstyr til private for under 5.000 kr. Du kan desuden nøjes med at bruge en kassebon, hvis du benytter et salgsregistreringssystem og udleverer en kvittering til køberen, fx hvis du ejer en fysisk butik, hvor du sælger bøger.
Hvordan sendes en faktura?
Når det kommer til at sende en faktura, er der flere muligheder at overveje for at sikre, at processen er effektiv og bekvem for både dig og dine kunder. Digital fakturering er den foretrukne metode i dag, da den sparer tid og ressourcer, og det er også mere miljøvenligt.
En af de mest almindelige måder at sende en faktura elektronisk er ved at vedhæfte den i en e-mail. Dette giver dig mulighed for at sende fakturaen direkte til kundens indbakke og giver dem mulighed for at åbne og gemme den elektronisk. En anden effektiv metode til elektronisk fakturering er at bruge et regnskabsprogram, der giver dig mulighed for at generere og sende fakturaer direkte fra systemet. Dette kan spare dig for tid, da du kan automatisere processen og reducere risikoen for fejl. Derudover kan regnskabsprogrammer ofte integreres med andre systemer, såsom din bankkonto eller din webshop, hvilket gør det endnu nemmere at administrere dine fakturaer og betalinger. Læs mere om elektronisk faktura her.
Når det kommer til fysisk fakturering, bør du overveje, om dine kunder foretrækker en papirkopi af fakturaen. Dette kan være tilfældet for visse kunder eller i visse brancher, hvor der stadig er en kultur for at modtage og arkivere papirdokumenter. Hvis dette er tilfældet, skal du sørge for at sende fakturaen i en solid og sikker kuvert.
Hvad sker der, hvis en faktura ikke bliver betalt?
Hvis en faktura ikke bliver betalt til tiden, er der procedurer, der skal følges for at sikre rettidig betaling og opretholde en sund forretningspraksis. Først og fremmest bør du sende en rykker til kunden for at minde dem om betalingen. Det er afgørende at klargøre konsekvenserne af manglende betaling i den oprindelige faktura for at undgå misforståelser.
Normalt pålægges der et rykkergebyr på typisk 100 kroner samt en rykkerrente på 0,70% af det skyldige beløb. Det er op til virksomheden at fastsætte disse vilkår, men der er lovgivningsmæssige krav, der skal overholdes vedrørende rykkergebyr, rykkerfrister, og rykkerrente. For at lette denne proces kan det være hensigtsmæssigt at bruge et faktureringsprogram, der automatisk inkluderer information om de gældende betalingsbetingelser og konsekvenser for overskridelse af betalingsfristerne direkte i faktura-skabelonen.
Hvis der ikke modtages betaling efter udsendelsen af den første rykker, kan en yderligere rykker sendes til kunden. Det er vigtigt at vente mindst 10 dage efter afsendelsen af den første rykker for at give kunden tilstrækkelig tid til at reagere. Ved fortsat manglende betaling kan yderligere skridt, såsom retslige foranstaltninger, blive nødvendige for at sikre inddrivelse af gælden. Læs mere om inddrivelse af gæld her.
Hvad er en kreditnota?
Når du driver virksomhed, er du forpligtet til at føre regnskab over alle dine ind- og udbetalinger. Derfor er det relevant at vide, hvordan du forholder dig, hvis en kunde ønsker at annullere et køb. Sælger du en vare, som efterfølgende returneres eller på anden måde annulleres, skal kunden have sine penge igen, og her kommer kreditnotaen ind i billedet. Det er i princippet ikke muligt at annullere et salg, som er gennemført og faktureret. I stedet skal du overføre pengene tilbage til kunden og udligne den gennemførte betaling med en kreditnota. En kreditnota er således en form for omvendt faktura, der dokumenterer, at kunden har fået sine penge tilbage, og salget dermed er afsluttet. Hvis kunden stadig ikke betaler efter, rykker nummer to, har du mulighed for at sende kunden til inkasso. Når kunden bliver sendt til inkasso, er det en inkassovirksomhed, der står for at opkræve pengene på dine vegne. Hvis virksomheden der ikke betaler fakturaen, gør indsigelse mod fakturaen, kan inkassofirmaet ikke hjælpe dig. I sådanne tilfælde skal du tage modparten i retten, og herigennem forsøge at få opkrævet din betaling.
Vigtigt at overholde reglerne ved brug af faktura skabelon
Når du skal lave faktura, må du gerne selv sætte din faktura op, men du kan også vælge at bruge en faktura skabelon, fx fra et bogføringsprogram. Bruger du en faktura skabelon, bør du sikre, at skabelonen er sat op efter reglerne, da det er dit eget ansvar, at fakturaerne overholder kravene ovenfor. Se vores anbefalerede regnskabsprogrammer her.
For at holde det bedste overblik, anbefales det altid at sende fakturaen sammen med varen/ydelsen, så der ikke går noget tabt. Således kan du også bedst holde styr på ubetalte fakturaer og følge op på samme. Glem desuden ikke at lave en kopi af fakturaen til dit eget regnskab.
