Guide: Sådan sikrer du at dine kunder betaler deres faktura

Guide: Sådan sikrer du at dine kunder betaler deres faktura

De virksomheder, som taber flest penge på dårlige betalere, gør det som oftest, fordi opkrævningerne ikke sker eller sker for langsomt. Du bør som virksomhedsejer prioritere at sende rykkerbreve og inkassovarsel, hvis du ikke modtager dine betalinger rettidigt. Det er dog uhyre vigtigt, at du gør det rigtigt ellers kan du risikere, at dit krav ikke er juridisk gyldigt.

Hvornår bør du tage affære?

Så snart du opdager, at en kunde ikke har betalt en faktura, bør du reagerer prompte og tage affære med det samme. Der er ingen grund til at tøve med at sende en rykker af sted til kunden. Ved at være proaktiv og hurtig på aftrækkeren, når eventuelle betalinger udebliver, udviser du professionalisme over for kunden. Du viser samtidig, at du har styr på din og økonomi og dit bogholderi.

Du skal dog være opmærksom på, at rykkerproceduren skal leve op til nogle specifikke formkrav, for at den har juridisk gyldighed. Vi vil derfor anbefale dig at gøre brug af advokatselskabet ADVODAN’s skabeloner, når du skal udforme dine rykkerbreve. På denne måde sikrer du dig, at dine rykkerbreve overholder gældende lovgivning på området. Dertil vil brugen af skabelonerne betyde at det kun vil tage dig få minutter at sende din rykker afsted.

ADVODAN anbefaler, at du maks. Rykker to til tre gange, inden du overgiver sagen til inkasso. Du bør rykke således:

1.gang – ryk venligt. Den manglende betaling kan jo skyldes en ærlig forglemmelse.

2.gang – ryk i et skrappere og mere “skuffet” skriftligt tonefald. (rykker 2 kan udelades)

3.gang – I den tredje rykker bør du varsle med inkasso.

Den første henvendelse til din din kunde bør som udgangspunkt altid være en venlig påmindelse. Den manglende betaling kan jo skyldes mange ting. Årsagerne kan være, at fakturaen er blevet væk, sygdom, implementering af nyt it-system eller lignende. I denne forbindelse kan det være fordelagtigt at minde den pågældende kunde om den manglende betaling via e-mail, da det fordrer et skriftligt svar, hvori kunden accepterer at skylde dig penge. Det skriftlige svar kan vise sig, at være vigtig dokumentation til en eventuel retssag senere i forløbet. Giver du en betalingsfrist på 10 dage, må du pålægge et rykkergebyr på 100 kr.

Rykkerbrev 1

Cirka en uge efter den indledende og venlige påmindelse om manglende betaling kan du sende det første rykkerbrev. Denne fungerer også som en høflig påmindelse om, at den tidligere fremsendte fakturas forfaldsdato er overskredet. Husk i denne forbindelse, at der skelnes mellem renteberegning mellem private kunder og erhvervsdrivende.

Rykkerbrev 2

Rykkerbrev to kan du fremsende, såfremt der ikke har været respons fra kunden på første rykkerbrev. I andet rykkerbrev bør du, som beskrevet, skærpe tonen en smule overfor kunden. Du har som udgangspunkt ikke pligt til at sende denne rykker og kan efter behov vælge at springe direkte til inkassovarslet. Giver du ved rykker 2 en betalingsfrist på 10 dage, må du pålægge et rykkergebyr på 100 kr.

Rykkerbrev 3 – inkassovarsel

Såfremt du ikke har haft held med at indbringe dine penge ved rykker et og to, så er det tid til at udsende et inkassovarsel. I inkassovarslet er du nødsaget til at skærpe tonen og tydeliggøre, at sagen ved fortsat manglende betaling vil gå til inkasso med deraf følgende udgifter. Ved rykkerbrev 3 pålægger du igen et rykkergebyr. Det er lovpligtigt, at du fremsender inkassovarslet, inden du overgiver sagen til inkasso.

Rykkerbrev skabelon og eksempel:

  • Skyldners navn: Du skal angive, om der er tale om en person, en personligt ejet virksomhed eller et selskab.
  • Skyldners adresse: Du skal angive den præcise adresse.
  • Sagsfremstilling: Du skal angive, hvad beløbet vedrører. Du kan her nøjes med at angive fakturanummer, samt at der er sket misligholdelse i form af manglende betaling. Advokaselskabet ADVODAN anbefaler i denne forbindelse, at du også kort beskriver varen eller ydelsen. Det giver bedre forståelse hos modtageren.
  • Hovedstolen: Du skal angive det skyldige fakturabeløb. Dette uden renter og gebyrer med tillæg af moms.
  • Renter: Du skal angive påløbne renter på hovedstolen. Husk også at angive rentesatsen og renteperioden. Det er vigtigt at være opmærksom på, at hvis skyldner er erhvervsdrivende, og rentesatsen er sat højere end procesrenten, så skal dette være aftalt med kunden i det øjeblik der bliver indgået en aftale.
  • Ti-dages frist og to-tre rykkerbreve: På rykkeren skal der stå følgende: “betaling senest 10 dage fra dato”, og der skal advares om eventuelle yderligere omkostninger. Rykker 2 bør først udsendes efter ti dage og rykker 3 bør først udsendes efter yderligere 10 dage. På tredje rykker skal der “trues” med advokatinkasso. Tredje rykker kaldes som beskrevet tidligere for “inkassovarsel”.  

Skabelonen til udsendelse af rykkerbreve ser således ud:

Kilde: ADVODAN