Sådan håndterer du din virksomheds bogføring

Sådan håndterer du din virksomheds bogføring

Om bogføring

Bogføring er en systematisk registrering af alle transaktioner. Det handler om at holde styr på indtægter og udgifter. Dertil er bogføring vejen frem til at føre regnskab. Og netop regnskabet fortæller, hvor meget din virksomhed skylder, hvor meget den har til gode, og generelt om virksomhedens værdi. Dertil danner bogføring også grundlaget for blandt andet indberetning af moms og årsregnskabet.

Hvordan kan jeg bogføre?

Selve ordet stammer fra dengang, man førte regnskab i en bog, hvori man altid kunne danne sig et overblik over virksomhedens økonomiske sundhed.

I dag foregår bogføring oftest i et økonomisystem eller regnskabsprogram, som kan hjælpe dig med at holde overblikket. Hver gang din virksomhed gennemfører en økonomisk transaktion, skal du bogføre. Det gælder eksempelvis, når du køber materiale, sælger et produkt eller ydelse, samt når du betaler en regning.

Det betyder i praksis, at når du modtager en kvittering for et køb, skal du bogføre dette i dit regnskab og vedhæfte bilaget (i dette tilfælde kvitteringen for købet) som bevis for bogføringen. Denne proces gennemføres ved alle økonomiske transaktioner (køb og salg). Bogføringen sikrer dermed, at du altid har et overblik over dine indtægter og udgifter, og at du kan fremlægge et korrekt regnskab overfor eksempelvis kunder og offentlige myndigheder.

Mange benytter et regnskabsprogram, som gør bogføring enkelt og overskueligt. Du kan eksempelvis oprette fakturaer og ordrer, modtage betalinger, scanne bilag ind, udregne og sende tilbud og automatisk bogføre købsbilag – alt sammen fra det samme regnskabsprogram. Du kan altså samle al bogføring til dit regnskab og samtidig bruge regnskabsprogrammet som hjælp til eksempelvis skat og moms.

Læs også: Guide: Sådan laver du en faktura

Hvem kan bogføre?

Du behøver ikke have en særlig uddannelse for at føre regnskab. I enkeltmandsvirksomheder og små virksomheder ses det ofte, at ejerne selv fører regnskab uanset denne persons baggrund. Selve byrden af bogføring handler nemlig også ofte om hvor mange økonomiske transaktioner din virksomhed har, og i små virksomheder drejer det sig ofte om et antal, som man selv kan lære at håndtere.

Men hvis din virksomhed har mange transaktioner, kan det være en klar fordel at have en bogholder. Bogholderens ansvar er at holde styr på indtægter og udgifter og korrekt bogføring af fakturaer. Dertil kommer ansvar for momsindberetning, afstemninger, debitorstyring og lønafregning. Løn er nemlig ofte en del af bogholderiet i mindre virksomheder.

Dertil er der mulighed for at lade en tredjepart håndtere bogføring og regnskab for dig. Det kan give dig mere tid til at fokusere på kerneforretningen. Det er en særlig fordel for eksempelvis ejere af mindre virksomheder, som både skal passe sine kerneopgaver og kunder, og samtidig sørge for korrekt bogføring. En tredjepart kan agere samarbejdspartner som et eksternt bogholderi, og hjælpe dig med alt fra bogføring og rådgivning om moms og skat til inkassostyring og lønadministration.

Hvis din virksomhed er revisionspligtig, skal du bruge en revisor til den årlige revision. Og hvis du gerne vil udnytte al den viden, du kan få ud af virksomhedens økonomi til at optimere og finde vækstmuligheder, kan du gøre brug af en controller, som er specialiseret i økonomiske analyser.

Få professionel hjælp til bogføring her.

Er der krav til bogføring?

Som udgangspunkt er alle erhvervsdrivende bogføringspligtige ifølge bogføringsloven. Det er bogføringsloven, der bestemmer retningslinjer for bogholderier, og derfor skal du bogføre alle transaktioner, der er forbundet med din virksomhed. Og det skal foregå i den rækkefølge, som de forekommer.

Du skal føre regnskab med alle dine fakturaer, og det skal gøres detaljeret og ordentligt af hensyn til kreditorer og offentlige myndigheder såsom SKAT. Derfor er det også nødvendigt, at du opbevarer alle bilag som dokumentation for bogførte transaktioner, som du har registreret.

Alle bilag skal opbevares i 5 år, enten elektronisk eller i print. Af denne årsag er det også en god idé at sætte sig ind i kravene til håndtering af persondata, så du opbevarer alle bilag og data korrekt. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du lever op til kravene, kan du kontakte en professionel.

Få hjælp til at forstå GDPR og gøre din virksomhed compliant her.

Regnskab

Bogføring danner grundlaget for udarbejdelse af regnskab. Et regnskab består som regel af en resultatopgørelse og balance, som kan vise dig, om du har over- eller underskud.

Det giver det bedste overblik at dele dine regnskaber op i perioder, og det gøres ofte år for år. Og for at lave et årsregnskab skal du bruge alle bilag fra det pågældende år, kasserapporter (gælder butikker, restauranter, etc.) og alle udskrifter fra banken.

Årsregnskabet kan vise både leverandører og samarbejdspartnere, at du har en sund økonomi og derfor fornuftig betalingsevne. Det øger din virksomheds troværdighed og kan hjælpe med at forøge forretningsaktiviteter.

Et årsregnskab bidrager også med relevante nøgletal og beregninger til både skat- og momsindberetning. Det kan dog være en omstændig proces at udarbejde et årsregnskab, så du kan vælge at få professionel hjælp, og dermed få mere tid til dine kerneopgaver.

Få hjælp til at udarbejde din virksomheds årsregnskab her.

Har du brug for hjælp til bogføring?

Vi håber, at denne guide har givet dig et godt overblik over bogføring. Hvis du har brug for hjælp eller rådgivning inden for økonomi og regnskab, kan Azets hjælpe.

Azets er Nordens førende leverandør af teknologi og services inden for regnskab, løn og HR. Azets kan hjælpe dig med alle problemstillinger inden for regnskab og drift af din virksomhed.

Læs mere om hvordan Azets kan hjælpe