Medvirker din virksomhed til hvidvask?

Medvirker din virksomhed til hvidvask?

Vidste du at bogholdere kan blive udnyttet til at medvirke i hvidvask eller finansiering af terrorisme? Forsøg på at skjule, at indtægter stammer fra en kriminel handling som f.eks. skatte- og momsunddragelse, underslæb, salg af narkotika, afpresning, tyveri, røveri, menneske- eller våbensmugling kan indtage mange former. Derfor er det uhyre vigtigt, at du kender dine kunder, er opmærksom på deres aktiviteter og er indforstået med dine pligter.

Erhvervsstyrelsen har netop publiceret en quick-guide, som skaber overblik over nogle af dine pligter med henblik på at forhindre hvidvask. Du er selv ansvarlig for at kende til og håndhæve de regler og pligter, som hvidvaskloven foreskriver.

Hvad er hvidvask?

Hvidvask er som nævnt ovenfor et forsøg på at få et ulovligt udbytte fra en kriminel handling til at se ud som om, at udbyttet er erhvervet på lovlig vis. Hvidvask har som begrebet antyder til formål at ”forandre” illegale (sorte) penge til legale (hvide) penge, som herefter kan anvendes normalt. Sløring af hvidvask kan eksempelvis ske ved at veksle de illegale penge til en anden valuta, at overføre pengene til udlandet til selskaber uden reel aktivitet. Det ses ligeledes ofte at pengene bruges til køb af fast ejendom eller aktiver til en erhvervsvirksomhed.

Læs også: Moms – her er alt hvad du bør vide 

Sådan undgår du at medvirke til hvidvask

Punkt 1: Legitimation

Når din virksomhed får en ny kunde, bør du til alle tider bede om information om virksomheden og personerne bag. Dette for at sikre dig, at du ikke indgår et samarbejde med aktører, som har skjulte og ondsindede motiver.

Du bør derfor bede dine kunder om at fremvise legitimation:

  • Såfremt din kunde er en privatperson, skal du notere navn og CPR-nummer. Hvis kunden ikke har et dansk CPR-nummer, bør du bede om en fødselsdato.
  • Tag en kopi af gyldig legitimation, f.eks. et pas.
  • Såfremt din kunde er en virksomhed, skal de informationer og identitetsoplysninger du indsamler omfatte navn og CVR-nummer.
  • Slå virksomheden op i CVR-registret og notér virksomhedens reelle og legale ejere. Sørg for at gemme et udskrift.
  • Du skal klarlægge virksomhedens ejerforhold ved f.eks. at indhente stiftelsesdokumenter, ejerbog, vedtægter m.m.
  • Indgå eventuelt en kontrakt eller skriv, som minimum, din aftale med den respektive kunde ned. Skriv f.eks. formålet med opgaveløsningen, omfanget heraf, regelmæssigheden og varigheden.

Læs også: Guide: Sådan laver du en faktura 

Punkt 2: Kontrol og risikovurdering

Når din virksomhed får en ny kunde, opfordrer Erhvervsstyrelsen til, at du foretager en risikovurdering. Her skal du vurdere om risikoen for hvidvask er lav, mellem eller høj.

Kontrol og risikovurderingen består i, at du opdeler din virksomheds kunder i tre grupper. Grupperne indekseres efter termerne lav- mellem – eller højrisiko. Denne vurdering vil være afgørende for, hvor meget eller hvor lidt du bør undersøge og kontrollere kunden.

Læs hele quick-guiden fra Erhvervsstyrelsen her.

Punkt 3: Undersøgelse og notering

Ifølge Erhvervsstyrelsen skal du, hvis du bliver opmærksom på udsædvanlige aktiviteter hos en kunde, undersøge baggrunden for disse. Dette gør sig i særdeleshed gældende, når der ikke er et umiddelbart økonomisk eller lovligt formål.

Såfremt du har en mistanke om, at en given aktivitet har, eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorisme, skal du ifølge Erhvervsstyrelsens anbefalinger undersøge kunden nærmere for at afgøre, hvorvidt din mistanke kan bekræftes eller afkræftes.

Du skal i denne sammenhæng altid notere dine resultater af undersøgelserne. Du skal opbevare disse notater i mindst 5 år efter forretningsforbindelsens ophør.

Læs også: Guide: Det skal du have styr på ved import og eksport af varer fra udlandet

Punkt 4. Underretning

Såfremt du ender i en situation, hvor du for alvor mistænker en kunde for at forbryde sig imod hvidvaskloven, skal du underrette Hvidvasksekretariatet. Når du har indsendt din underretning vil de vurdere om den nærværende sag bør undersøges nærmere.

Indsend underretning om hvidvask her

Punkt 5: Dokumentation og opbevaring

Hvidvaskslovens gældende retningslinjer foreskriver at du skal gemme alle væsentlige oplysninger i 5 år, når dit samarbejde med en given kunde ophører:

  • Du skal ifølge hvidvasklovens bestemmelser gemme legitimationsoplysninger og opbevare disse i mindst 5 år efter forretningsforbindelsens ophør.
  • Personoplysninger skal du dog huske at slette efter 5 år, medmindre andet er fastsat i anden lovgivning. Det er vigtigt at være opmærksom på at sletningen skal være sket senest én måned efter ovennævnte 5-årsfrist.
  • Du skal huske at opbevare alle de oplysninger, der er indhentet i forbindelse med opfyldelse af hvidvasklovens kapitel 3 om kundekendskabsprocedurer.
  • Såfremt du har undersøgt en kunde grundet en mistanke om hvidvask, skal du huske at gemme resultaterne af undersøgelsen i 5 år.

Læs også: Sådan redder du en virksomhed under tvangsopløsning 

Læs mere om reglerne for hvidvask her