Hvad er en faktura?
En faktura, også kendt som en regning, er et officielt dokument, som virksomheder bruger til at opkræve betaling fra kunder for varer eller tjenester. Den er vigtig for både sælgerens og køberens regnskab, da den dokumenterer transaktionen og sikrer korrekt bogføring og overholdelse af skattemæssige krav.
Forstå vigtigheden af en faktura
Det er vigtigt at kunne lave en korrekt faktura, når man starter egen virksomhed. Begrebet faktura er helt lavpraktisk blot et fagudtryk for det man i daglig tale kalder en regning.
Du skal udarbejde en faktura, hver gang du sælger noget til dine kunder. Der er dog enkelte undtagelser. Hvis du er detailhandler og bruger kasseapparat skal du ikke udsende en faktura. Dette da kassebonen her træder i stedet for fakturaen. Kassebonen skal dog indeholde stort set de samme oplysninger som fakturaen.
Når du udarbejder en faktura, skal den vigtigst af alt indeholde en udspecificering af, hvad det er du sælger, hvor mange enheder, til hvilken stykpris, eller en kort beskrivelse af den ydelse, du har leveret til kunden.
Disse lovkrav er der til fakturaer
I loven står der beskrevet nogle klare regler og krav til behandling af fakturaer. Disse lovkrav skal du være omhyggelig med at overholde, da din virksomhed ellers kan få problemer med SKAT. De overordnede krav lyder som følger:
- Fortløbende fakturanummer: Har en faktura nummer 46, så skal den næste have nummer 47.
- Opbevaringspligt: Din virksomhed har pligt til at opbevare jeres fakturaer i 5 år.
- To fakturaer: Når du foretager en handel, skal både køber og sælger have faktura på handlen.
Gør brug af en forenklet faktura
Din virksomhed kan udsende en forenklet faktura, som indeholder markant færre oplysninger end en almindelig faktura. Der er dog visse betingelser, der skal opfyldes for at bruge en forenklet faktura. Din virksomhed kan anvende denne fakturatype, hvis I sælger ydelser eller varer til privatpersoner for under 5.000 kroner eller til momsregistrerede virksomheder for under 3.000 kroner. Kravene til indholdet i en forenklet faktura lyder som følge:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Din virksomheds navn og CVR-nummer
- Varens/ydelsens antal, art og pris
- Størrelsen på momsbeløbet
- Det samlede beløb for varen/ydelsen
Dette skal en almindelig faktura indeholde
Hvis din virksomhed ikke opfylder betingelserne for at kunne sende en forenklet faktura, er I nødsaget til at udstede en almindelig faktura, som skal indebære følgende:
- Udstedelsesdato
- Købers navn og adresse
- Din virksomheds CVR-nummer, navn og adresse
- Fakturanummer (fortløbende nummer, der bruges til at identificere fakturaen)
- Ydelsens/varens art, antal og pris
- Leveringsdato (Hvis leveringen sker på et andet tidspunkt end fakturadatoen)
- Rabatter eller bonusser skal fremgå, hvis ikke disse er indregnet i prisen pr. enhed.
- Gældende momssats
- Momsbeløbet der skal betales
- Det samlede beløb for varen/ydelsen
Fordelen ved elektroniske fakturaer
E-fakturering forenkler og effektiviserer håndteringen af fakturaer ved at digitalisere hele processen fra oprettelse til levering. Denne reducerer risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer, da alt sker elektronisk. Med e-fakturering kan du nemt sende fakturaer direkte til både offentlige myndigheder og private virksomheder via sikre digitale kanaler. Dette system sikrer ikke kun hurtigere betalinger, men også bedre sporbarhed, hvilket forbedrer den overordnede økonomiske styring i din virksomhed. Billy er ideelt for både nybegyndere og erfarne. Du kan designe fakturaer, holde styr på kvitteringer, foretage automatisk bankafstemning og få påmindelser om moms og betalinger. Læs mere om regnskabsprogrammet Billy her.
Disse krav gør sig gældende for fakturaens layout
Fakturaens visuelle udtryk, er der ingen krav til. Du kan bruge farver, forskellige skrifttyper og lign. Det er op til dig. Fakturaen kan både sendes elektronisk, fysisk og online. Det vigtigste ved fakturaens layout er naturligvis, at det er nemt at læse og forstå fakturaens indhold.
Læs også: Derfor bør du stifte et anpartsselskab
